为规范工程质量安全监督档案管理，确保监督行为的可追溯性和闭环管理，现就东兰县住房和城乡建设局出具的《工程质量安全隐患限期整改通知书》（编号：桂质安监档表9 45122420200001）的工程档案编制工作，提出以下说明与要求。
一、 档案编制的目的与重要性
工程档案是记录和监督工程质量安全活动全过程的重要载体。对《限期整改通知书》进行规范、完整的档案编制，是落实建设工程质量安全责任、明确整改要求、验证整改效果、防范法律风险的关键环节。一份完整的档案能够清晰反映隐患发现、指令下达、整改实施及复查验收的完整闭环，为工程竣工验收、质量评定及可能的质量纠纷处理提供原始依据。
二、 档案核心组成内容
该通知书对应的工程档案应至少包含以下核心文件材料：
- 主体文件：《工程质量安全隐患限期整改通知书》原件（桂质安监档表9）。内容应包括：工程名称、地址、参建单位（建设、施工、监理等）、检查日期、存在的具体安全隐患描述（部位、问题性质、违反条款）、整改要求、限期整改完成日期、签发单位（东兰县住房和城乡建设局）及签章、签发日期和唯一编号（45122420200001）。
- 来源依据文件：发出该通知书的现场检查记录或巡查记录原件（如《建设工程质量安全监督记录》），其中应详细记载发现隐患的具体情况、现场证据（如照片、视频的打印件或存储说明）及相关参建单位人员确认信息。
- 接收与响应文件：施工单位（或责任单位）签收该通知书的回执或送达证明。后续应附上施工单位报送的《整改方案》及监理单位（或建设单位）的审核意见。
- 过程验证文件：整改过程中的相关记录，如监理单位的《旁站记录》、《巡视记录》中关于该隐患整改的部分，或建设、监理单位的中间检查记录。
- 结果闭合文件：施工单位在限期届满后报送的《整改回复报告》原件，报告应详细说明整改措施、完成情况，并附整改后照片等证据。以及监理单位（和/或建设单位）对整改结果进行复查后出具的《整改复查意见书》或相应签章确认的复查记录。
- 监督闭合文件：东兰县住房和城乡建设局质量安全监督机构根据复查意见，对整改情况进行最终核查后填写的《监督检查记录》或闭合签认手续，确认隐患已消除，该事项处理完毕。
三、 档案编制与整理要求
- 时序性原则：所有文件应按事情发生的时间顺序进行排列组装，形成从“问题发现→指令下达→方案制定与审核→整改实施→过程监督→整改回复→复查确认→监督闭合”的完整逻辑链条。
- 完整性要求：确保上述核心组成部分无一缺失，所有文件应为原件或加盖红章的复印件。文件内容应填写规范、字迹清晰、签章齐全。
- 关联性管理：该通知书档案应作为整个工程项目监督档案的一个子卷或专题部分进行管理。在项目总档案目录中应有明确索引，确保能够快速定位。档案封面应注明工程名称、档案主题（限期整改通知书及编号）、编制单位、编制日期等信息。
- 长期保存：根据建设工程档案管理的相关规定，此类涉及质量安全关键环节的监督档案应长期保存，以备查验。
四、 责任主体
工程项目建设单位负有组织协调工程档案管理的总责，应督促施工、监理等单位及时提交相关资料。施工单位是整改责任主体，负责生成整改方案、报告及证据。监理单位负责审核方案、监督过程、确认结果。东兰县住房和城乡建设局作为监督机构，负责发出指令、核查闭环，并对其自身产生的监督文件进行归档管理。各方应各司其职，共同确保此份《限期整改通知书》所对应的档案真实、准确、完整、系统。
规范编制和管理《工程质量安全隐患限期整改通知书》的工程档案，是提升东兰县建设工程质量安全监管效能、夯实各方主体责任的基础性工作，各相关单位务必高度重视，严格执行。
